BCMS คืออะไร รู้จักกับระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและเต็มไปด้วยความไม่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ โรคระบาดครั้งใหญ่ หรือแม้แต่ปัญหาทางเทคนิคที่ไม่คาดฝัน ล้วนเป็นสิ่งที่พร้อมจะหยุดการดำเนินงานขององค์กรคุณได้ทุกเมื่อ แล้วจะดีแค่ไหนถ้าธุรกิจของคุณมีเกราะป้องกันที่ช่วยให้ก้าวผ่านวิกฤตเหล่านี้ไปได้โดยไม่สะดุด? นั่นคือสิ่งที่ ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System หรือ BCMS) เข้ามามีบทบาทสำคัญ วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกันว่า BCMS คืออะไร และทำไมทุกองค์กรถึงควรให้ความสำคัญกับระบบนี้

 

BCMS คืออะไร 

BCMS คือ ระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ออกแบบมาเพื่อช่วยองค์กรในการวางแผนและฟื้นฟูระบบงานหรือกิจกรรมที่อาจได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ภัยธรรมชาติ เหตุการณ์ทางการเมือง หรือปัญหาเทคโนโลยี โดยหลักการของ BCMS คือการประเมินความเสี่ยงและพัฒนากระบวนการทำงานให้สามารถดำเนินต่อไปได้อย่างสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร นอกจากนี้ยังส่งเสริมให้มีความยืดหยุ่นในการเผชิญกับความไม่แน่นอน

 

BCMS สำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

การนำ BCMS มาใช้ในองค์กรนั้นมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากช่วยให้สามารถลดผลกระทบจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดได้ เช่น การหยุดชะงักของการผลิต หรือการบริการลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า คู่ค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่าองค์กรมีมาตรการที่เพียงพอในการบริหารความเสี่ยงและติดต่อสื่อสารในช่วงวิกฤต

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ การพัฒนา BCMS ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญ

การที่จะสร้าง BCMS ที่ประสบความสำเร็จนั้น องค์กรควรมีการสำรวจและวิเคราะห์สถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นจริง รวมถึงพัฒนามาตรการและวิธีการที่ชัดเจนในการรับมือกับเหตุการณ์เหล่านั้น โดยเฉพาะการสร้างแผนการสื่อสารและการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจบทบาทและหน้าที่ในช่วงเวลาวิกฤต

 

การทำงานของ BCMS

BCMS คือ ระบบการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Management System) ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อสร้างความมั่นคงและต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ โดยมีกระบวนการที่รวมถึงการวางแผน การตรวจสอบ และการทดสอบ เป็นส่วนสำคัญในการเตรียมความพร้อมต่อความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น เช่น ภัยธรรมชาติ การโจมตีไซเบอร์ หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ เพื่อให้ธุรกิจสามารถฟื้นฟูได้อย่างรวดเร็ว

โครงสร้างของ BCMS

โครงสร้างของ BCMS ประกอบไปด้วยหลายองค์ประกอบที่สำคัญ ได้แก่ การสร้างนโยบายการรักษาความต่อเนื่อง การประเมินความเสี่ยง การพัฒนาแผนการดำเนินงาน และการอบรมพนักงานให้เข้าใจและสามารถดำเนินการตามแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างการบูรณาการที่จะยกมาในการทำงานของ BCMS คือ การใช้ Business Continuity Plan (BCP) เพื่อกำหนดแนวทางในการดำเนินงานในกรณีที่มีเหตุการณ์ที่สามารถทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก

หลายองค์กรที่มีการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ดีจะมีการจัดสัมมนาหรือการอบรมเพื่อให้พนักงานเข้าใจในบทบาทของตนเมื่อมีภัยคุกคามเกิดขึ้น เช่น การศึกษาวิธีการทำงานร่วมกับทีมงานเพื่อตอบสนองต่อเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนในการติดตั้ง BCMS

ขั้นตอนในการติดตั้ง BCMS มีหลายช่วง ได้แก่

1. การวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์: ต้องทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับองค์กรเพื่อวางแผนที่เชื่อมโยงกับธุรกิจและสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น
2. การสร้างแผนและนโยบาย: หลังจากการวิเคราะห์แล้ว ราคาที่องค์กรจะต้องทำคือการสร้างแผนการทำงาน ซึ่งกันความต่อเนื่อง เช่น การคืนสภาพหลังจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด
3. การอบรมและการทดสอบ: องค์กรควรจะมีการอบรมพนักงานเพื่อให้ทุกคนเข้าใจในหน้าที่ของตนเองในสถานการณ์วิกฤติพร้อมกับมีการทดสอบแผนที่วางไว้เพื่อประเมินประสิทธิภาพ

การมี BCMS ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจตระหนักรู้ถึงความสำคัญของความต่อเนื่องในทุกช่วงเวลา ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความมั่นใจจากลูกค้า โดยเฉพาะองค์กรที่มีการให้บริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง

 

ประโยชน์ของการใช้ BCMS ในองค์กร

การใช้ระบบ BCMS หรือ Business Continuity Management System จะช่วยให้องค์กรมีการจัดการที่ดีในกรณีเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อความมั่นคงทางธุรกิจและความสามารถในการฟื้นตัวหลังจากเหตุการณ์ที่อาจสร้างผลกระทบได้ เช่น ภัยธรรมชาติ การหยุดชะงักของบริการ หรือเหตุการณ์อื่น ๆ ที่อาจกระทบต่อการดำเนินงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงและความไม่แน่นอนเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา การมี BCMS จะช่วยให้การดำเนินธุรกิจขององค์กรเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

การป้องกันความเสี่ยง

หนึ่งในข้อดีของการใช้ BCMS คือความสามารถในการป้องกันความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น แผนการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจจะช่วยให้องค์กรสามารถระบุและประเมินความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงการเตรียมการเพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น การสูญเสียข้อมูลหรือการหยุดชะงักของการทำงาน ซึ่งทางองค์กรสามารถจัดทำมาตรการป้องกันและฟื้นฟูสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น หากองค์กรมีมาตรการที่ชัดเจนในการจัดการกับการโจมตีทางไซเบอร์ จะช่วยให้องค์กรสามารถคืนสภาพการทำงานกลับมาได้ภายในเวลาที่สั้นลง ส่งผลให้ไม่เกิดผลกระทบที่รุนแรงต่อลูกค้าและรายได้

การเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจ

การดำเนินกิจกรรมด้วยระบบ BCMS ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรได้ด้วย ตัวอย่างเช่น เมื่อมีการวางแผนการดำเนินงานและการฟื้นฟูได้ชัดเจน จะทำให้การทำงานในแต่ละหน่วยงานดำเนินไปอย่างมีระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีการแชร์ข้อมูลและความรู้ที่เป็นประโยชน์ระหว่างทีมงาน ซึ่งช่วยลดเวลาในการแก้ปัญหา นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าและผู้ถือหุ้นได้อีกด้วย เนื่องจากองค์กรมีมาตรการที่มั่นคงในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

การใช้ BCMS จึงไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือในการจัดการความเสี่ยงเท่านั้น แต่ยังเป็นกลยุทธ์สำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาดได้อย่างต่อเนื่องและยั่งยืน ค่าใช้จ่ายที่ลงทุนเพื่อพัฒนาระบบนี้นั้นมีค่าใช้จ่ายที่คุ้มค่าเมื่อเทียบกับผลประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับในระยะยาว

 

BCMS คือ กลยุทธ์สำคัญในการฟื้นตัวจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด

ในโลกธุรกิจที่ไม่แน่นอน การใช้ BCMS คือ กลยุทธ์สำคัญที่ช่วยให้องค์กรมั่นใจในความสามารถในการฟื้นตัวจากเหตุการณ์ไม่คาดคิดได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่ให้ความต่อเนื่องในการออกแบบแผนรับมือวิกฤต และเพิ่มความน่าเชื่อถือและความมั่นใจจากลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ระบบนี้ยังเสริมสร้างการบูรณาการกับเทคโนโลยีสมัยใหม่เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน ช่วยองค์กรก้าวข้ามข้อจำกัดและรักษาความสามารถในการแข่งขันในตลาดได้อย่างยั่งยืน ดังนั้น การพัฒนาและปรับใช้ BCMS ที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญเหนือกว่าเพียงแค่การบริหารความเสี่ยง